一、公文流转系统特点
    办公自动化系统（---公文流转系统）根据其应用的对象有其不同的特点，政府和企业机关办公自动化系统以总部、分部、及二级单位为服务对象，其特点主要如下：
•  比较复杂的公文（收文、发文）流程，对文字审核有严格要求；
•  对信息采编（汇编）有较高要求，保证信息上传的顺利进行；
•  系统在实现无纸化办公、提高办公效率的基础上，应该注重为领导提供服务；
•  系统应该提供移动办公、远程办公能力；
•  针对为领导服务这一要求，系统应该提供领导讲话管理、领导日程安排等功能模块；
•  系统应该给用户提供相互交流的场所；
•  应用软件系统结构应该提供与上级单位、兄弟单位、下级单位联接的开放接口；
•  对系统数据安全、用户权限控制有严格要求；
二、公文流转系统总体结构
      服务器端    远程客户端
三、软件模块功能简述
    对于广大企业用户来说，系统界面友好，操作简单，易学易用是非常重要的。WWW技术具有开放性、可集成性、可重组性、操作简单性等特点，是目前计算机技术发展的必然趋势，它给人们一个最简单、最直接的方式漫游浩瀚的信息海洋，获取所需要的信息，办理各种事务。
整个《办公自动化系统》包括八大模块、20个子功能模块构成：内部电子邮件、文件管理、系统管理等，系统主界面如下：
（一） 个人办公
    通过个人的用户名和密码以WEB的方式登陆到远程办公区域内。在系统的主界面上，选择【个人办公】，进入【个人办公】窗口。窗口的视图主要包括：
•  拟办工作： 存放当前用户新建的尚未提交流转的所有工作文档。拟办工作是指新建的尚未提交流转的工作文档，在【个人办公】窗口的导航器中，选择【拟办工作】，打开【拟办工作】视图。视图存放所有的拟办工作文档，并按所属流程的类别和名称分类显示。个人只能看到本人的拟办工作，不能看到他人的拟办工作。
•  待办工作： 存放需要当前用户签收办理的所有工作文档。待办工作是指已到达但尚未签收的工作文档，在【个人办公】窗口的导航器中，选择【待办工作】，打开【待办工作】视图。视图存放所有的待办工作文档，并按所属流程的类别和名称分类显示。个人只能看到属于本人的待办工作，看不到他人的待办工作。
•  在办工作： 存放当前用户正在办理中的所有工作文档。在办工作是指正在办理中的工作文档，待办工作签收后就成为在办工作。在【个人办公】窗口的导航器中，选择【在办工作】，打开【在办工作】视图。视图存放所有的在办工作，并按所属流程的类别和名称分类显示。个人只能看到本人的在办工作，不能看到他人的在办工作。 转发工作 存放当前用户已办完并提交给下一环节，但下一环节办理人尚未签收的所有工作文档。
•  转发工作：是指下一环节的办理人尚未签收的工作文档。当前办理人的转发工作也是下一环节办理人的待办工作。在【个人办公】窗口的导航器中，选择【转发工作】，打开【转发工作】视图。视图存放所有的转发工作，并按所属流程的类别和名称分类显示。个人只能看到本人的转发工作，看不到他人的转发工作。当下一环节办理人将该工作文档签收后，办理人就不能从【转发工作】视图中浏览到。
•  流转监控： 按流程分类监控正在流转的所有工作文档。流转监控实时监控流程中各工作文档的办理状态，只有流程管理员和系统管理员可以使用流转监控功能。系统管理员能监控到所有流程中正在流转的工作文档的办理状态；流程管理员只能监控本人有权管理的流程中正在流转的工作文档的办理状态。在【个人办公】窗口的导航器中，选择【流转监控】，打开【流转监控】视图，视图显示当前管理员有权监控的所有工作文档。
（二）收文系统（收件箱）
    主要完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
•  系统能够自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。
•  系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。
•  系统支持领导手写、语音批示，方便领导办公。
•  系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
•  系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
（三）发文系统（发件箱）
    主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
    本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。保证文件的安全、快速运转。
（四）文件管理系统
    企业的文件资料名目繁多，日积月累，时间一长，查找起来十分麻烦。文件管理分为文件发布、文件浏览和全文检索，可以使办公人员轻松的找到需要的文档，还可以从国际互联网上搜集相关资料。文件管理系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：
•  信息量大。收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。
•  信息及时、准确。文件从下发当天就可以进入办公自动化系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。
•  便于重复引用。由于文件管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。
•  全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息。系统中提供了对文件信息按照不同的分类进行查询（按文号、按年度、按关键词）。同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地，以便其它文稿使用。
（五）内部电子邮件
    个人文件夹模块建立了企业级的内部电子邮件系统，为每位员工分配一个工作信箱，便于相互交流，沟通，促进内部无纸化办公。并且避免了Exchange Server和Notes繁琐的设置，提供了阅读来信和写信、回信、转发来信、删除信件、保存信件、查阅附件等Intranet邮件功能。
通过WEB方式进入自己的邮件系统。
1. 收件箱：为本用户的收件箱，用来接收信息资料。可以显示邮件的统计资料，如：总邮件数、未阅读邮件、应批复邮件、应转交邮件、已批复邮件、已转交邮件等数据。
2. 发件箱：可以在此对文案进行"文书流转"，并设置管理方式，包括：等待批复、批复、传阅等；设置发送方式，包括秘密（分为绝密、机密、秘密、普通四级）抄送、要求回执、跟踪、优先级等。
3. 已发送邮件：自发件箱发送出去的邮件的备份，可以重新发送或者删除。
4. 已删除邮件：删除的邮件存放处，可以彻底删除（无法恢复）。
5. 草稿：撰写邮件，但没有发送的。
    本系统在整个办公自动化系统中的作用非常关键，它不仅是系统中各种流程衔接的纽带，同时内部邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。
（六）远程公文上报系统
    远程公文上报的目的是方便各个下级单位向上级单位上报各种请示文件，从信息的源头实现数据的数字化，为无纸化高效办公的实现奠定基础。系统采用内部与外部电子邮件系统作为整个通信的基础。
（七）系统管理
    系统管理模块实现用户的管理、数据库的引入和配置、用户的管理等功能。
l. 用户管理： 新增用户，管理用户账号，查询用户信息。
    •  术语："用户"-- 远程办公系统的基本参与者是用户，即系统上的一个信箱。每个信箱与一个WEB用户的帐号关联。用户需首先用WEB用户的帐号登录后，才能进入某一个邮箱，即以某用户的身份进行流程处理。
    •  "角色"：角色是指承担同一任务的一组用户，同一角色中任一用户签收并完成处理则认为该状态的任务已完成。例如：报销流程中部门审核可由部门的经理或副经理进行，文书流转中信文到达该状态后自动发送到经理和副经理的信箱，任何一个人批示后即转入下一步处理，同时将其他信箱中的副本删除。与传统方法相比，自动化程度更高。此外，一些状态的处理选择由工作流引擎自动进行，无须具体用户干预，则可指定一个空角色（不包含任何用户）作为该状态的虚拟参与人。例如：自动状态、结束状态等。
    •  系统以组织机构为基础，采用"部门-岗位-人员"一体化的管理模式，构建网上虚拟组织或用户，并根据组织隶属关系生成"部门-岗位-人员"图，广泛地应用在各子系统的工作管理和权限设置上，使工作安排不因人事变动而作大幅度调整，保持了系统管理的相对稳定性。
在系统的主界面上，选择【系统管理】，进入【系统管理】窗口。窗口的视图主要包括：
    •  部门设置 设置和管理组织内的机构部门。
    •  岗位设置 设置和管理组织内各部门的岗位。
    •  人员组织 设置和管理组织内各岗位所属的人员。
2. 业务管理： 对于系统中的各个功能模块分配用户权限。
3. 权限管理： 远程办公系统在权限方面的管理非常严谨而且较为灵活。其中，系统管理员为最高权限者，可使用流程用户角色管理器指定其他用户，并设定其权限。
    •  "用户权限"：每个用户在同一流程中权限相同，在不同流程有不同权限。
    •  查询范围：
    •  权限--无：不能查询任何本流程信文及日志
    •  权限--所有：可查询所有本流程信文及日志
    •  权限--本用户经办：可查询本用户经办的信文及日志
    •  权限--本角色经办：可查询用户所在角色经办的信文及日志
    •  密级：预定义四个密级（绝密、机密、秘密、普通），权限设置向下兼容（如有机密权限的用户可查询秘密和普通级信文及日志）。
    •  文书流转：预定义四个权限：催办、重发、跳转、撤回：可对用户在该流程中催办、重发、跳转、撤回等操作设置许可权。
    •  流转日志：流转日志专门记录各流程工作文档的流转历史，管理员可以进行实时的查询、统计和监控，为及时发现问题，调整和更改流程应用提供科学依据。在系统的主界面上，选择【流转日志】，进入【流转日志】的窗口。流转日志提供按创建人、创建日期和工作类别三种查询的方式进行查阅
    •  帮助： 提供详尽的系统帮助信息
（八）公用信息系统
    本系统中包括办公办事指南、社会公用信息、通讯名录三个模块。
1、 办公办事指南：办公办事指南系统为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构分布等信息。
2、社会公用信息：社会公用信息系统为网上用户提供了长途区号、邮政编码、天气预报等信息服务。
3、电话及通讯名录：电话及通讯名录系统提供本单位及所属单位的通讯名录信息服务，联网用户可以将本单位人员的通讯名录输入本系统，以方便查询和交流。